18.12.2020
Lausahdukset ovat muodostuneet jo melkeinpä klassikoiksi, mutta olen sitä mieltä, että niitä ei tarvittaisi ollenkaan.
Kaiken etäkokoustamisen ja -kouluttamisen innoittamana kirjoitin teille yhdeksän parasta neuvoani onnistuneeseen Teams-kokoukseen.
1. Ota käyttöön kaksi näyttöä
Kahta näyttöä kannattaa ehdottomasti hyödyntää. Voit jakaa toisen näyttösi kokoukseen ja seurata toisella keskustelua ja mahdollisia kädennostoja.
2. Käytä mobiilisovellusta
Liity kokoukseen Teams-työpöytä- tai selainversion lisäksi mobiililaitteella. Voit seurata mobiililaitteestasi sitä, mitä jaat ja miten se näkyy osallistujien suuntaan. Näin vältyt “näkyykö näyttöni” -kysymyksiltä. Vastaavasti voit käyttää mobiililaitetta myös keskustelun seuraamiseen.
3. Mykistä osallistujien mikrofonit
Mitä sitä suotta huutelemaan, että joltain on jäänyt mikki auki. Mykistä kaikki -toiminto mykistää näppärästi kaikkien muiden paitsi mykistäjän mikrofonin. Toimii myös mukavasti toisinpäin. Olen ikuisesti kiitollinen sille opiskelijalle, joka mykisti mikkini, kun osallistujien tehdessä harjoitustehtäviä vastasin lääkärin puheluun kokouksen mikrofonin ollessa auki.
4. Käytä oma puheenvuoro tehokkaasti
Jos omaan puheenvuoroon on varattu aikaa vain vähän, kannattaa se hyödyntää tehokkaasti. Jos kaikki toistavat samaa “koska tässä on nyt niin vähän aikaa, tiivistän tämän asian nyt tosi lyhyesti” -mantraa, jää kokouksesta päällimmäisenä mieleen vain kiireen tuntu.
5. Muokkaa keskusteluviestiä
Mikäli kokouksen chatissä kirjoittamaasi viestiin livahtaa kirjoitusvirhe, älä kirjoita korjausta uuteen viestiin, vaan muokkaa aiempaa viestiäsi.
6. Jaa aina näyttö
Näytönjaolla saat ketterimmin kerrottua asiat osallistujien suuntaan. Jakaminen kannattaa tehdä vain kerran, eikä joka kerta uutta asiaa esiteltäessä. Hyödynnä Alt + Tabulator -näppäinyhdistelmää. Sen avulla pääset helposti siirtymään avoinna olevasta ikkunasta toiseen.
7. Jaa PowerPoint esitystilassa
Kun tulee tarve jakaa PowerPoint-esitystä tai muuta Office-tiedostoa, näytä osallistujille vain oleellinen. Piilota sovelluksen valintanauha ja PowerPointin tapauksessa vasemman laidan pikkudiat jakamalla tiedosto esitystilassa. Näin saat asialle enemmän tilaa.
8. Laita taukoilmoitus ruudulle
Mikäli kokouksessa tai koulutuksessa pidetään tauko, kannattaa siitä ilmoittaa jakamalla tauon pituudesta kertova info ruudulla. Jos tieto jää vain kuuloaistin varaan, eivät osallistujat sitä välttämättä muista. Kokouksen keskustelusta puolestaan oleellinen tieto voi jäädä muun tarinoinnin jalkoihin, etenkin jos osallistujat ovat kovasti intoutuneet kirjoittelemaan ajatuksiaan keskusteluun.
9. Aktivoi osallistujia.
Jos et halua tilaisuudesta yksinpuhelua, keksi keinoja aktivoida osallistujia. Voit esimerkiksi kysyä kysymyksiä, joihin pyydät vastausta kädennostolla tai kirjoituksella keskusteluun.
Näillä vinkeillä toivotan kaikille tehokkaita ja toimivia Teams-tilaisuuksia!
Kirjoittaja Saija Sinisalo toimii Taitotalossa ICT-henkilöstökouluttajana. Hänen osaamistaan ovat Office 365 -palvelut ja muut Microsoftin toimistosovellukset.
