Taitotalolaiset kokoontuivat suunnittelemaan organisaation yhteistä tulevaisuutta – ”henkilöstö sitoutuu tulevaisuuteen, jos se sanoitetaan yhdessä” Uutinen

Henkilöstö- ja viestintäjohtaja Minna Pohjola ja kehitysvastaava Heidi Paal kokivat henkilökunnan ajatukset niin tärkeiksi, että hankkeesta tuli heidän yhteinen intohimoprojektinsa.

Minna Pohjolalle on tärkeää, että Taitotalon koko henkilöstö pääsee osallistumaan strategiatyöhön. Henkilöstö- ja viestintäjohtajana Minnan missio on ollut alusta alkaen ottaa koko henkilöstö mukaan organisaation yhteisen tulevaisuuden suunnitteluun ja muotoiluun.

– Henkilöstö sitoutuu yhteiseen tulevaisuuteen, jos se sanoitetaan yhdessä, Minna sanoo.

Samaan aikaan, kun Minna pohti henkilöstön osallistumisen tapaa, Taitotalon digikulttuurista vastaava kehitysvastaava Heidi Paal mietti teknoimua, tulevaisuusmuotoilua ja megatrendejä. Heidi on tunnettu digipedagogiikan ja esimerkiksi pelillistämisen puolestapuhuja.

– Suunnittelin tiimini kanssa, miten digi-imua voisi edistää pelillistämällä, Heidi sanoo.

Kollegat keskustelivat vaikuttavista tarinoista

Vuoden 2021 aikana Minna ja Heidi huomasivat vaihtavansa yhä useammin ajatuksia tarinoiden lumovoimasta ja vaikuttavuudesta. Nämä keskustelut toimivat pohjana, kun idea Taitotalon yhteisestä tulevaisuustarinasta syntyi.

– Pilotoin Howspace-oppimisalustaa. Ja ymmärsin heti, että alusta mahdollistaisi yli 400 ihmisen osallistamisen dialogisesti samaan oppimisympäristöön, Heidi sanoo.

Howspace-alusta sisältää tekoälyn, joten esimerkiksi suuren vastausmassan hyödyntäminen onnistuu helposti. Taitotalon IT-johtaja Juha Kiiski ryhtyi suunnittelemaan Minnan ja Heidin kanssa koko henkilöstölle toteutettavaa tulevaisuustarinaa. Projekti kasvoi isoksi, ja pian Heidi huomasi esittelevänsä hanketta koko johtoryhmälle.

Taitotalon johto sitoutui tulevaisuustarinaan

Tulevaisuustarinassa jokainen Taitotalolainen suunnittelee ja sanoittaa ryhmänsä kanssa tulevaisuutta neljästä näkökulmasta: työn tulevaisuus ja tulevaisuustietoisuus, nykytila, seuraava vuosi ja talous ja toiminta. Minna, Heidi ja Juha toimivat tarinan fasilitoijina oppimisalustaa hyödyntäen.

– On tärkeää haastaa tiimit katsomaan yhdessä laajasta perspektiivistä yhteisiä asioita eli luvan kanssa ajattelemaan isosti, Minna sanoo.

Digitaalinen oppimisalusta mahdollisti sen, että esimerkiksi johtajien puheenvuorot kuvattiin etukäteen alustalle kaikkien katsottavaksi.

– Johdon sitoutuminen oli projektin onnistumisen kannalta ensiarvoisen tärkeää. Saimme aikaan yhteistä ymmärrystä, ja tulevaisuustarinan avulla ihmisillä on aidosti mahdollisuus vaikuttaa omaan työhönsä, Heidi sanoo.

Yhteinen kulttuuri syntyy live-kohtaamisissa

Tulevaisuustarina rakensi keskustelun ja osallisuuden kulttuuria. Jokainen pääsi sanomaan mielipiteensä, ja mielipiteet kirjattiin ylös. Tulevaisuustarina-työpajat toteutettiin pääsääntöisesti live-tapaamisina, joten henkilöstö pääsi myös tapaamaan toisiansa. Taitotalolaisia on liki 450. Heistä suurin osa tekee päivät töitä asiakkaiden kanssa. Kollegoiden kanssa kohtaaminen ja tulevaisuuden pohtiminen syvällisesti tuntui henkilöstöstä tärkeältä.

– Live-keskustelut lisäävät osallisuutta, Heidi sanoo.

Tulevaisuustarinan vastauksista saatiin kasapäin syötettä strategiatyöhön, digikehittämiseen ja kokonaan uusia tuoteideoita.

”Ihmisille pitää antaa mahdollisuus tehdä isoja juttuja”

Heidi kertoo yllättyneensä siitä, että tulevaisuustarina toimi kaikissa tiimeissä hyvin. Hän ajatteli, ettei sama työskentelytapa toimisi kaikissa tiimeissä, koska tiimit ovat niin erilaisia. Se, että kaikki tiimit osallistuivat tarinaan hyvällä intensiteetillä, vahvisti Heidin käsitystä siitä, että ihmiset jakavat innoissaan ajatuksiansa, jos heille annetaan mahdollisuus osallistua.

Minna ajattelee, että tulevaisuustarinassa toteutuivat hänelle johtajuudessa tärkeät teemat: loogisuus ja johdonmukaisuus. Asioiden on oltava selkeitä itselle ja muille, ja niiden on edettävä sovitusti. Tulevaisuustarina toi johtoa lähemmäksi henkilöstöä. Minnalle yksi johtajuuden kantava teema on ihmisläheinen johtaminen.

– Ihmiskäsitykseni lähtee siitä, että ihmiset ovat fiksuja ja haluavat tehdä parhaansa. Osallistava johtaminen tarkoittaa käytännössä sitä, että ihmisille pitää antaa mahdollisuus tehdä isoja juttuja. Näin organisaatio saa parhaat ajatukset käyttöönsä ja kaikki voittavat, yksilöt ja organisaatio, Minna sanoo.

Tavoitteena samaan suuntaan toimiva organisaatio

Taitotalossa otetaan pikkuhiljaa käyttöön uusi tavoitejohtamisen malli OKR (Objectives and Key Results). Sen tavoitteena on saada koko organisaatio toimimaan samaan suuntaan selkeästi mitattavin askelin. Lisäksi mallin avaintulokset lisäävät toiminnan läpinäkyvyyttä. Minna ja Heidi kertovat, että vuonna 2023 tulevaisuustarinat jalostuvat Taitotalon yhteiseksi OKR-tarinaksi. Siinä on tarkoitus konkretisoida ja tuotteistaa tulevaisuustarinan ideoita.

Minna ja Heidi ajattelevat, että digitaaliselle alustalle toteutettu yhteinen ja osallistava tarina sopii työkaluksi lähes kaikille yrityksille ja organisaatioille. Sitä voi käyttää hyvin erilaisiin johtamisen hankkeisiin.

– Digitaalisella osallistavalla tarinalla voi hyvien fasilitoijien avulla kasvattaa ymmärrystä minkä tahansa teeman ympärillä, Minna sanoo.

Ainoa reunaehto on Minnan mukaan organisaation koko. Jotta prosessi on järkevä, organisaation on oltava sen kokoinen, että perinteisten tapaamisten järjestäminen on haasteellista. Kun henkilöstöä on enemmän, tekoäly ja oppimisalustaan liittyvä analytiikka auttavat ymmärtämään ja kokoamaan vastauksista keskeiset ja toistuvat asiat.

– On huikeaa, että 2020-luvulla digitaalisilla välineillä saadaan aikaan aidon onnistumisen ja osallistumisen kokemus, Heidi sanoo.

Inhimillisyys edistää hyvien ideoiden leviämistä

Digitaalisuuden lisäksi Heidi ja Minna korostavat tulevaisuustarinan inhimillisyyttä.

– Hyvä olo tulee siitä, jos kuulemme toisiamme ja tulemme itse kuulluksi. Se on meidän perustarpeemme, Minna sanoo.

Heidi ja Minna kertovat, että heitä yhdistää myös se, että he ovat hieman allergisia hierarkioille ja byrokratialle. Minna ajattelee, että tulevaisuustarina oli projektina hänelle myös henkilökohtainen kasvukokemus.

– Tulevaisuustarina oli minun ja Heidin yhteinen intohimoprojekti, Minna sanoo.

Heidi kertoo tulevaisuustarinan olleen hänenkin lempilapsensa. Se, että pääsee luomaan kokonaan uudenlaisia tapoja tehdä, on aina hyppy tuntemattomaan.

­– Tulevaisuustarinan kaltainen digiloikka, joka edistää yhtä aikaa digikulttuuria ja aitoa osallisuuden kokemusta, on kehitysvastaavan työn suola, sanoo Heidi.

Teksti: Johanna Rautio, Taitotalo