Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa yleiskuva siitä, miten Taitotalon asiarekisteri on jäsennelty sekä kertoa, miten julkisia asiakirjoja koskeva tietopyyntö esitetään Taitotalolle. Kuvausta päivitetään säännöllisesti.
Taitotalon toiminnasta löytyy kattavasti tietoa Taitotalon kotisivuilta. www.taitotalo.fi. Henkilötietojen käsittelystä löytyy lisätietoa Taitotalon kotisivuilta löytyvästä tietosuojaselosteesta.
Asiarekisteri ja tietojärjestelmät
Asiarekisteri sisältää tiedot käsittelyssä olevista ja olleista asioista asiakirjoineen. Asiarekisteri muodostaa yhden loogisen kokonaisuuden. Asiarekisteriin kuuluvia tietoja sisältyy operatiivisiin tietojärjestelmiin sekä paperiaineistoon. Taitotalossa on useita operatiivisia tietojärjestelmiä, jotka liittyvät kiinteästi asioiden käsittelyyn ja seurantaan. Tietojärjestelmät voivat sisältää eri tietovarantojen tietoja.
Tietovarannot
Taitotalossa syntyvistä ja Taitotaloon saapuvista tiedoista muodostuu tietovarantoja, joita käsitellään tietojärjestelmien avulla tai käsin. Tietovaranto on tietoaineistoja sisältävä tietokokonaisuus. Tietoaineisto on asiakirjoista ja muista vastaavista tiedoista muodostuva tietokokonaisuus. Taitotalon tietoaineistot on kuvattu alla tietovarannoittain.
Hallinto
Hallinnon tietovarantoon kuuluvien tietojen tarkoituksena on Taitotalon toiminnan johtaminen, ohjaaminen, seuranta, kehittäminen ja tukeminen.
Tietoaineistot
Hallinnon tietovarannon keskeisiä tietoaineistoja käsitellään muun muassa seuraavissa tehtävissä:
- hallintoasioiden ohjaus
- toiminnan suunnittelu, järjestäminen, toteuttaminen ja kehittäminen
- johtaminen ja päätöksenteko
- tarkastustoimi
- yhteistyö Taitotalon ulkopuolisten, kotimaisten toimijoiden kanssa
- kiinteistö- ja tilapalvelut
- turvallisuus ja varautuminen.
Hallintoon liittyviä tietoja käsitellään arkistointi- ja laadunhallintajärjestelmissä, kiinteistönhallinnan tietojärjestelmässä ja kulunvalvontajärjestelmissä.
Tietovarantoon liittyvät Taitotalon-sivut
- Visio, missio, arvot ja strategia
- Johto ja hallitus
- Laatu ja kestävä kehitys
- Helsingin kampus ja pysäköinti
Henkilöstöasiat
Henkilöstöasioiden tietovarantoon kuuluvien tietojen tarkoituksena on henkilöstö- ja työsuhdeasioiden hoitaminen ja seuranta sekä palkan ja palkkioiden maksaminen.
Tietoaineistot
Henkilöstöasioiden tietovarannon keskeisiä tietoaineistoja käsitellään muun muassa seuraavissa tehtävissä:
- henkilöstösuunnittelu ja raportointi
- työsuhdeasiat
- palkan, palkkioiden ja korvausten maksaminen
- osaamisen kehittäminen
- työhyvinvoinnin edistäminen.
Henkilöstöön liittyviä tietoaineistoja käsitellään rekrytointi- ja palkanlaskentajärjestelmissä, henkilöstöhallinnan järjestelmässä, työajanseuranta-, resurssienhallinnan ja koulutusjärjestelmissä.
Tietovarantoon liittyvät Taitotalon sivut
Talousasiat
Talousasioiden tietovarannon tarkoituksena on talouden suunnittelu, hallinta ja seuranta sekä hankintojen suunnittelu ja toteutus.
Tietoaineistot
Talousasioiden tietovarannon keskeisiä tietoaineistoja käsitellään muun muassa seuraavissa tehtävissä:
- talouden suunnittelu ja seuranta
- rahoitus ja varainhallinta
- kirjanpito ja maksuliikenne
- omaisuuden hallinta
- hankintatoimi.
Talousasioihin liittyviä tietoaineistoja käsitellään useissa taloushallinnon tietojärjestelmissä ja arkistointijärjestelmässä.
Tietovarantoon liittyvät sivut
Taitotalon avoinna olevat tarjouspyynnöt ja hankintoihin liittyvät dokumentit ovat saatavilla seuraavilla sivuilla tai pyynnöstä.
Tiedonhallinta
Tiedonhallinnan tietovaranto käsittää tiedonhallinnan ja arkistoinnin kehittämiseen, tietojärjestelmien kehittämiseen ja ylläpitoon sekä tietoturvaan ja tietosuojaan liittyvien tietojen hallintaa.
Tietoaineistot
Tiedonhallinnan tietovarannon keskeisiä tietoaineistoja käsitellään muun muassa seuraavissa tehtävissä:
- tiedonhallinnan ohjaus
- tiedonhallinta ja tietopalvelu, esimerkiksi tietoturvaloukkausten käsittely
- tietojärjestelmien kehittäminen ja ylläpito.
Tiedonhallintaan liittyviä tietoja käsitellään järjestelmä- ja laitehallinnan sekä tukiohjelmien tietojärjestelmäpalveluissa.
Tietovarantoon liittyvät Taitotalon sivut
Markkinointi ja viestintä
Markkinoinnin ja viestinnän tietovaranto käsittää ulkoiseen ja sisäiseen viestintään ja markkinointiin liittyvien tietojen hallintaa.
Tietoaineistot
Markkinoinnin ja viestinnän tietovarannon keskeisiä tietoaineistoja käsitellään muun muassa seuraavissa tehtävissä:
- viestinnän ohjaus
- viestinnän toteuttaminen.
Markkinoinnin ja viestinnän tietoja käsitellään useissa markkinoinnin ja asiakkuuden tietojärjestelmissä.
Tietovarantoon liittyvät Taitotalon sivut
Taitotalo varmistaa asiakkaidensa liiketoimintalähtöisen osaamisen
Taitocase – Taitotalon sähköinen asiakaslehti
Koulutuspalvelut
Koulutuspalvelujen tietovarannon tarkoituksena on tutkintojen ja koulutusten suunnittelu, järjestäminen, toteuttaminen ja seuranta.
Tietoaineistot
Koulutuspalvelujen tietovarannon keskeisiä tietoaineistoja käsitellään muun muassa seuraavissa tehtävissä:
- koulutuksen, tutkintojen ja niiden osien suunnittelu, kehittäminen, ohjaus, toteutus ja arviointi
- opiskelijavalinta, osaamisen arviointi, opiskeluhuolto, opiskelijavaihto
- opetustehtävien valmistelu, toteuttaminen ja arviointi sekä opinto-ohjaus.
Tietovarantoon liittyvät Taitotalon sivut
- Koulutusalojen esittely
- Opintotoimistot ja opiskelijahuolto
- Opiskelijahuolto Taitotalossa
- Opinto-ohjaus, erityisohjaus ja uraohjaus
- Kansainvälinen Taitotalo
Koulutuspalveluihin liittyviä tietoja käsitellään opiskelijahallinnon toiminnanohjausjärjestelmässä, opetuksen tietojärjestelmissä, opiskelija- ja asiakastietojärjestelmissä, arkistointijärjestelmässä ja paperiaineistona.
Muu palvelutuotanto
Muuta palvelutuotantoa koskevan tietovarannon tarkoituksena on asiakkaiden tarpeisiin vastaaminen ja Opetus- ja kulttuuriministeriön perusrahoitusta täydentävän ulkopuolisen rahoituksen lisääminen.
Tietoaineistot
Muuta palvelutuotantoa koskevan tietovarannon keskeisiä tietoaineistoja käsitellään muun muassa seuraavissa tehtävissä:
- koulutuspalvelujen yritys- ja opiskelija-asiakasmyynti
- opiskelijatyötoiminta
- ravintola-, kokous- ja majoituspalvelut.
Muuhun palvelutuotantoon liittyviä tietoja käsitellään asiakkuudenhallinnan tietojärjestelmissä, hotelli- ja tilavarausjärjestelmissä ja taloushallinnon tietojärjestelmissä.
Tietovarantoon liittyvät Taitotalon sivut
- Taitotalo varmistaa asiakkaidensa liiketoimintalähtöisen osaamisen
- Opiskelija - innostuksesta osaamiseen!
- Taitotalon kokouspalvelut
Tietoaineistojen saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla
Tietoaineistot eivät ole saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla.
Tietopyynnön tekeminen
Tietopyyntö tulee yksilöidä siten, että siitä käy ilmi, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Tietoja voi hakea esimerkiksi henkilön nimellä, sähköpostiosoitteella, organisaation nimellä ja otsikolla. Tietopyynnöt osoitetaan Taitotalon kirjaamoon kirjaamo@taitotalo.fi.
Taitotalon tutkinto-opiskelijat pääsevät pääsääntöisesti hakemaan itseään koskevat tiedot opiskelijakäyttöliittymästä ja asiakirjat sähköisestä allekirjoituspalvelusta. Yritysasiakkaiden yhteyshenkilöt pääsevät hakemaan allekirjoittamiaan asiakirjoja sähköisestä allekirjoituspalvelusta. Henkilökunta pääsee hakemaan itseään koskevia tietoja Taitotalon tietojärjestelmistä, kuten HR-järjestelmästä.
