1. Rekisteripitäjä ja yhteystiedot
AEL-Amiedu Oy (myöhemmin myös hankintayksikkö)
Y-tunnus 3008326-5
Postiosoite Valimotie 8, 00380 Helsinki
Sähköposti (tiedustelut ja kyselyt) tietosuoja@taitotalo.fi
2. Käsittelyn oikeusperusta
Hankintojen kilpailuttaminen
Oikeutettu etu
Henkilötietoja käsitellään hankintojen kilpailuttamista sekä hankintayksikköön kohdistuvaan valvontaan ja vaatimuksiin vastaamista varten.
Lakisääteinen velvoite
Hankintojen kilpailuttamisen yhteydessä AEL-Amiedu Oy käsittelee hankinta-asiakirjoilla ja niihin sisältyvällä ESPD-lomakkeella (European Single Procurement Document) kerättäviä tarjoajan tai ehdokkaan yhteyshenkilöiden ja edustajien henkilötietoja. ESPD-lomakkeella tarkoitetaan asiakirjaa, jolla ehdokkaat ja tarjoajat osoittavat alustavasti, ettei niitä rasita poissulkemisperuste ja että ne täyttävät hankintayksikön asettamat soveltuvuusvaatimukset. ESPD-lomakkeen tietosisällöstä on säädetty komission täytäntöönpanoasetuksella (EU) 2016/7 yhteisen eurooppalaisen hankinta-asiakirjan vakiolomakkeen vahvistamisesta. Myös tarjoajaa tai ehdokasta ja sen johtohenkilöitä koskevien rikosrekisteriotteiden käsittely perustuu hankintalainsäädännön mukaiseen hankintayksikön lakisääteiseen velvoitteeseen. Rikosrekisteriotetta ei kopioida, tallenneta, eikä siitä oteta jäljennöstä.
Sopimushallinta
Oikeutettu etu
Henkilötietoja käsitellään AEL-Amiedu Oy:n hankintasopimusten sopimuskauden aikaisten oikeuksien ja velvoitteiden toteuttamiseksi.
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Hankintojen kilpailuttaminen
Henkilötietoja käsitellään markkinakartoitusten, julkisten hankintojen, kilpailutusten ja mahdollisten muutoksenhakuprosessien toteuttamiseksi.
Sopimushallinta
Henkilötietoja käsitellään hankintasopimusten solmimiseksi. Sopimuskauden aikana henkilötietoja käsitellään sopimusvelvoitteiden hoitamiseksi sekä sopimuskumppanin kanssa asioimiseen ja yhteydenpitoon.
4. Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä
Rekisteröidyllä tarkoitetaan sitä luonnollista henkilöä, jota koskevia henkilötietoja käsitellään. Rekisteröidyt ovat toimittajien, tarjoajien tai ehdokkaiden edustajia, yhteyshenkilöitä tai muita työntekijöitä.
Rekisteröityjä ovat myös AEL-Amiedu Oy:n edustajat ja työntekijät, joiden henkilötietoja käsitellään hankintojen kilpailuttamisen ja sopimushallinnan yhteydessä.
Henkilötiedot voivat koskea myös kolmatta tahoa, kuten referenssien todentamiseksi osoitetun sopimuskumppanin yhteyshenkilön henkilötietoja, ehdokkaan tai tarjoajan alihankkijoiden yhteyshenkilöitä. Mikäli ehdokas tai tarjoaja liittää tarjoukseensa tai osallistumishakemukseensa yrityksensä työntekijöiden ja/tai kolmannen tahon henkilötietoja, vastaa tarjoaja tai ehdokas siitä, että tällä on siihen lupa.
5. Tietojen vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät
Henkilötietojen käsittelyssä käytetään hankintayksikön alihankkijoina ulkopuolisia toimijoita tietojärjestelmien toimitus-, ylläpito- ja kehitystehtävissä. Ulkopuoliset toimijat käsittelevät henkilötietoja käsittelijöinä hankintayksikön puolesta ja lukuun tietosuojalainsäädännön mukaisten sopimusten mukaisesti.
Tietoja luovutetaan hankintalain edellyttämissä tilanteissa viranomaisille, kuten markkinaoikeudelle sekä kilpailu- ja kuluttajavirastolle.
6. Rekisterin tietosisältö
Käsiteltäviä henkilötietoja ovat
- tarjoajan tai ehdokkaan edustajan, hankintasopimuksen allekirjoittajan tai tarjouksen jättäneen tahon yhteystiedot (nimi, asema, puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite, allekirjoitus), tarjouspyynnön ESPD-liitteellä annetut henkilötiedot sekä mahdolliset muut hankinnan edellyttämät tiedot, kuten henkilöreferenssitiedoissa ja ansioluetteloissa olevat tiedot (kuva, työsuhteiden/toimeksiantojen päivämäärätietoja, kuvaus työsuhteen/toimeksiannon sisällöstä, tieto työsuhteen työnantajasta, tieto toimeksiannon tilaajasta). Käsiteltävä henkilötieto voi olla myös tieto siitä, kohdistuuko ehdokkaan, tarjoajan, tai niiden alihankkijoiden vastuuhenkilöihin hankintalain 80 §:n mukaisia pakollisia poissulkemisperusteita (rikostuomiot) tai hankintalain 81 §:n mukaisia harkinnanvaraisia poissulkemisperusteita, tai YK:n pakotelistan mukaisia pakotteita. Lisäksi voidaan käsitellä kuva- ja äänitallenteita hankintaprosessin neuvotteluista
- hankintaprosessiin osallistuvan ehdokkaan ja tarjoajan alihankkijan yhteyshenkilöiden ja päätösvaltaa käyttävien henkilöiden tiedot (nimi, asema, puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite)
- referenssien todentamiseksi osoitetun sopimuskumppanin yhteyshenkilön yhteystiedot (nimi, asema, puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite)
- AEL-Amiedu Oy:n edustajan yhteystiedot (nimi, asema, puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite, allekirjoitus), yhteyshenkilön ja muiden hankinnan kilpailuttamiseen tai sopimuksen mukaisten oikeuksien ja velvoitteiden toteuttamiseen osallistuvien työntekijöiden yhteystiedot (nimi, asema, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
- sopimuksen mukaisten oikeuksiin ja velvoitteisiin liittyvät tiedot (muistioiden, pöytäkirjojen, raporttien, selvitysten, palautteiden, reklamaatioiden ja laskutustietojen sisältämät henkilötiedot).
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Ehdokas ja tarjoaja syöttää tiedot AEL-Amiedu Oy:n käytössä olevaan sähköiseen kilpailutusjärjestelmään tai toimittaa tiedot muulla tavoin markkinavuoropuheluun osallistumisen, osallistumishakemuksen ja/tai tarjouksen jättämisen ja hankintaprosessiin osallistumisen yhteydessä.
Sopimuskumppanit toimittavat käsiteltäviä henkilötietoja myös sopimuksen solmimisen yhteydessä ja sopimuskauden aikana.
8. Tietojen säilyttämisaika
Hankintojen kilpailuttaminen
Hankinta-asiakirjoissa olevia muita kuin voittaneen tarjouksen sisältämiä henkilötietoja käsitellään kolmen (3) vuoden ajan hankintasopimuksen tekemisestä.
Sopimushallinta
Henkilötietoja käsitellään sopimuskauden ajan sekä kymmenen (10) vuotta sopimuskauden päättymisen jälkeen.
9. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.
10. Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
Käsittely tapahtuu AEL-Amiedu Oy:n kilpailutus- ja sopimushallintajärjestelmissä sekä yhteiskäyttötyökalussa, jotka sijaitsevat EU/ETA-alueella. Henkilötietoja voidaan siirtää EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle, jos se on henkilötietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan tietosuoja- asetuksen asettamia vaatimuksia. Rekisterinpitäjä voi käyttää muun muassa toimivaltaisten viranomaisten kulloinkin hyväksymiä kansainvälisiä tiedonsiirtoja varten laadittuja mallisopimuslausekkeita.
11. Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaalinen aineisto
Henkilötiedot suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein luvattomalta käsittelyltä ja pääsyltä. Pääsy henkilötietoihin on rajattu henkilöihin, joiden tehtäviin henkilötietojen käsittely kuuluu ja jotka ovat sitoutuneet salassapitoon. Fyysinen pääsy tietoon rajataan pääsyoikeuksin ja turvatoimenpitein.
Sähköinen aineisto
Henkilötiedot suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein luvattomalta käsittelyltä ja pääsyltä. Henkilötiedot suojataan muun muassa seuraavilla menettelyillä: pääsynhallinta, palomuurit, salasanajärjestelyt. Pääsy henkilötietoihin on rajattu henkilöihin, jotka ovat sitoutuneet salassapitoon.
12. Rekisteröidyn oikeudet
12.1 Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä tieto siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus tarkastaa rekisteröityä itseään koskevat henkilötiedot sekä tietosuoja-asetuksen mukaiset tiedot henkilötietojen käsittelystä. Pyyntö lähetetään osoitteeseen kirjaamo@taitotalo.fi.
12.2 Oikeus vaatia tietojen korjaamista tai poistamista
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot, mikäli henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin, rekisteröity vastustaa käsittelyä eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä, henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti, tai henkilötiedot on poistettava rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
12.3 Rajoittamisoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rajoitusta henkilötietojen käsittelyyn mm. seuraavissa tilanteissa: (i) rekisteröity kiistää tietojen paikkansapitävyyden, (ii) käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista, (iii) rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi, (iv) rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä.
12.4 Vastustamisoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun, ellei rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
12.5 Ota yhteyttä
Rekisteröity voi käyttää tietosuojalainsäädännön mukaisia oikeuksiaan lähettämällä pyynnön AEL-Amiedu Oy:lle osoitteeseen kirjaamo@taitotalo.fi.
13. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisille, jos rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan käsitellään tietosuojalainsäädännön vastaisesti.
Valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite Ratapihantie 9, 6. krs., 00520 Helsinki
Postiosoite PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde 029 56 66700
Sähköposti tietosuoja@om.fi
