21.4.2021
Etätyöaikana Teams-palaverit ovat monille työpäivän aikana ainoa toisten ihmisten kohtaamishetki ja siksi näkisin, että niiden laatuun kannattaa panostaa. Esittelen tässä muutamia hyväksi havaitsemiani tapoja, joilla voi aktivoida ja osallistaa koollekutsuttuja sekä luoda tilaisuuteen hyvänhenkistä tunnelmaa.
1. Yhdessä-tila
Teams-kokoustoiminnoista löytyvä Yhdessä-tila on mukava keino tuoda osallistujat palaverin alussa virtuaalisesti yhteen tilaan. Tämä on mahdollista toteuttaa, jos osallistujia on maksimissaan 50.
2. Kädennostot
Esitä kysymyksesi siten, että osallistujat voivat vastata Teamsin kädennostolla. Muistuta osallistujia tämän jälkeen laskemaan kädet, ettet joudu hokemaan loputtomiin “onko tuo nyt uusi vai vanha käsi”.
Mikäli organisaatiossanne on tapana pitää kokouksissa kamerat päällä, hauska vaihtoehto on myös perinteisempi viittaus. Tässä on harvoin vaarana se, että käsi jäisi kovin pitkäksi aikaa turhaan ylös.
3. Emojit, GIFit, tarrat
Teamsin keskustelusta löytyviä emojeja, GIFejä ja tarroja voi hyödyntää eri tilanteissa. Erityisen toimivia ne ovat esimerkiksi tilaisuuden alussa, jolloin voit pyytää osallistujia kuvaamaan tunnelmiaan näillä konstein. Konkreettinen toiminta helpottaa ihmisiä irtautumaan muusta arkisesta aherruksesta ja asemoitumaan läsnäoleviksi nykyhetkeen.
4. Forms-kyselyt
Osallistujien mielipiteitä ja ajatuksia voi kerätä helposti ja nopeasti julkaisemalla kokouksessa Forms-kyselyn. Tutumpi tapa on Forms-sovelluksella tehdyn kyselyn linkkaaminen kokouksen keskusteluun. Teamsissä voi kuitenkin luoda kyselyn siten, että sen saa lävähtämään jokaisen ruudulle. Halutessasi voit määritellä vastauksetkin näkymään heti kaikille. Tämän tyyppisiä kyselyitä voi valmistella joko etukäteen tai tehdä ne lennosta kokouksen aikana.
5. Keskustelua vauhdittavat työkalut
Keskustelua voi tukea ja vauhdittaa myös siihen tarkoitettujen työkalujen avulla. Itse olen nähnyt onnistuneesti käytettävän muun muassa Wordwall-sovellusta. Siinä onnenpyörä arpoo seuraavan keskusteluaiheen, jonka joku koollekutsutuista voi mietteillään alustaa.
6. Pienryhmätilojen hyödyntäminen
Mikäli koossa on iso ihmisjoukko, voi olla hyvä idea jakaa osallistujat välillä pienempiin porukoihin. Tällöin kaikki halukkaat pääsevät paremmin ääneen. Ihmiset sitoutuvat päätöksiin paremmin, kun he ovat päässeet vaikuttamaan asioihin.
7. Yhteinen alusta ideoille
Ideoita voi koota monella eri tavalla. Kaikessa yksinkertaisuudessaan kokouksen keskustelussa jaettava yhteismuokattava PowerPoint-esitys on tällaisessa oikein oiva työkalu. Microsoftin valikoimasta löytyy lisäksi WhiteBoard, jonka voi jakaa kaikkien työstettäväksi. Näiden lisäksi on vino pino täysin tai osittain ilmaisia sovelluksia, joita voi hyödyntää yhteiseen ajatustenvaihtoon: Flinga, Mentimeter, Jamboard, Padlet, AnswerGarden, Miro ja MURAL.
8. Ryhmäytymistä tukevat menetelmät
Etätyöaikana ryhmäytymistä on haasteellista toteuttaa Teams-palavereissa ilman osallistavia keinoja. Hauska tapa tutustua työkavereihin on Kuutamolla-tyyppinen visailu. Osallistujia pyydetään kertomaan itsestään kolme väittämää, joista muut yrittävät arvata valheen.
9. Fyysinen aktivointi
Etätöitä on tehty laajamittaisesti nyt jo yli vuosi. Istumalihakset alkavat olla monella koetuksella. Ilmiön vuoksi näkisin fyysisen aktivoinnin myös erittäin tärkeänä. Se, että pitkissä kokouksissa istutaan passiivisesti ruudun ääressä, ei ole kenenkään etu. Mikäli kyseessä on tilaisuus, jossa henkilöillä on pitkiä puheenvuoroja, voisi muita osallistujia kehottaa välillä nousemaan ylös. Pienet jalkojen liikuttelut ja hartioiden pyörittelyt ovat helposti toteutettavissa. Tässä on vain mielikuvitus rajana, minkälaisiin jumppaliikkeisiin sitä palaverin aikana voikaan venyä.
Aktiivisia Teams-kokouksia kaikille!
Kirjoittaja Saija Sinisalo toimii Taitotalossa ICT-henkilöstökouluttajana. Hänen osaamistaan ovat Office 365 -palvelut ja muut Microsoftin toimistosovellukset.
