21.3.2023
Käytimme työskentelymuotona koko henkilöstön osallistavaa tarinaa. Taitotalon OKR-tarinat on fasilitoitu kokonaisuus, jossa jokainen pääsee muotoilemaan työnsä sisältöä.
OKR-mallin perusta luo pohjaa tekemisen läpinäkyvyydelle, mutta totuttujen tapojen muuttaminen on haaste. Taitotalolaisia on noin 450. Taitotalon toimialat ovat luonteeltaan erilaisia, ja toiminta ryhmissä vaihtelee. Riittävä käsitys OKR-mallista sekä sitoutuminen sen mukaiseen toimintaan vaativat siis uudenlaista lähestymistapaa.
Tarinat ovat ihmiskunnan vanhimpia viestinnän muotoja. Tarinoilla voidaan välittää tietoa sekä rakentaa kulttuuria. Tarinat lisäävät empatiaa ja edistävät vuoropuhelua. OKR-mallin käyttöönotto on strateginen muutos Taitotalon kulttuurissa ja johtamiskäytännöissä. Tarinat ja niiden aikaansaama osallisuus ovat erinomaisia tapoja sitouttaa muutokseen.
Valmistautumisen tavoitteena OKR-mallin perusteiden ymmärrys
Taitotalon OKR-tarinoiden ensimmäinen päämäärä oli OKR-mallin perusteiden oppiminen ja OKR-jakson tavoitteiden tuntemus. OKR-mallissa ryhmät asettavat itselleen tavoitteita ja niihin liittyviä avaintuloksia sovitulle ajanjaksolle. Taitotalossa tämä jakso on vuosikolmannes. Ryhmien tavoitteet liittyvät aina strategiasta johdettuihin kokonaisuuksiin.
OKR-tarinat alkoivat osallistavalla työskentelyllä digitaalisella alustalla. Se koostui mallin perusteista kertovista videoista sekä itsearvioinnista. Esittelimme alustalla myös ensimmäisen vuosikolmanneksen strategiset tavoitteet videomuodossa. Videoilla esiintyi Taitotalon johtoryhmän jäseniä. Strategisen muutoksen onnistumisessa on tärkeää, että johtajat näyttävät esimerkkiä ja sitoutuvat uuteen kulttuuriin kasvoillaan sekä tarinoillaan.
Videoiden jälkeen osallistujat keskustelivat alustalla siitä, minkälaisia asioita he voisivat tehdä omassa työssään näiden strategisten tavoitteiden eteen. Tällä halusimme edistää omaehtoista toimijuutta ja sitä, että henkilöstö ottaisi omistajuuden strategiasta.
Yhteensä 414 taitotalolaista osallistui valmistautumisosioon ja keskusteli aktiivisesti. Onnistumisen perusta oli suunnitelmallinen viestintä. Viestimme OKR-mallista henkilöstölle monikanavaisesti kuvilla, videoilla ja teksteillä. Jaoimme viestinnässä tietoa, onnistumisia ja epäonnistumisia avoimesti. Halusimme kokemuksilla tehdä OKR-mallista koko Taitotalon yhteisen tarinan.
Tekoäly auttaa ymmärtämään henkilöstön ajatuksia
Tavoitteita ei voi antaa valmiina, sillä paras asiantuntijuus työn arjesta on henkilöstöllä. Digitaalinen alusta auttaa siinä, että voimme tekoälyn avulla löytää isosta massasta sellaisia aihekokonaisuuksia, jotka toistuvat keskusteluissa. Tämä on välttämätöntä, kun tavoitellaan sitoutumista mallin mukaiseen työskentelyyn. Julkaisimme koko Taitotalon analytiikan intranetissä yhteisen keskustelun pohjaksi.
Lajittelimme OKR-tarinoiden vastaukset siten, että jokainen Taitotalon ryhmä sai käyttöön oman ryhmänsä analytiikan. Kävimme teemat läpi esihenkilöiden kanssa ja muotoilimme niistä alustavia tavoitteita. Vuoropuhelussa esihenkilöiden kanssa saimme vielä kirkastettua sitä, minkälaista taustaa vastausten takana löytyi. Samalla esihenkilö sai ymmärrystä ja ideoita ryhmänsä toiminnan kehittämiseen sekä tukea arjen työhön. Kun OKR-projekti päättyy, mallin mukainen johtaminen on esihenkilön vastuulla.
Jos kaikki on tärkeää, mikään ei oikeasti ole
OKR-mallin yksi perusajatus on, että se auttaa keskittymään oleelliseen. Omaa tekemistä kannattaa rajata siihen, mikä sillä hetkellä on tärkeintä. Seuraavaksi keskustelimmekin OKR-tarinoissa siitä, mikä on olennaisinta ja mitä ehdottomasti pitäisi tehdä ensimmäisellä vuosikolmanneksella.
Järjestimme jokaiselle ryhmälle osallistavat tarinatyöpajat, joita fasilitoi aina joku OKR-projektiryhmän jäsen. Työpajoissa näytimme analytiikan tuottamat yhteenvedot ja mitkä asiat ryhmässä oli koettu tärkeiksi. Kerroimme myös, mitä esihenkilön kanssa oli jo keskusteltu. Kysyimme, mitä osallistujat ajattelivat analytiikasta ja miten heidän mielestään asioita pitäisi asettaa tärkeysjärjestykseen. Tämän jälkeen muodostimme yhdessä teemoista tavoitteita ja avaintuloksia.
Tarinatyöpajojen tuloksena ryhmälle muodostui kiteytetty näkemys digitaalisen työskentelyn vastauksista ja muutama täsmällinen tavoite ensimmäiselle vuosikolmannekselle. Varmistimme vielä keskustellen, että ryhmä varmasti koki olevansa sitoutunut tavoitteiden edistämiseen ja näki ne realistisina kokonaisuuksina, jotka vievät Taitotalon asiakaskokemusta ja strategiaa eteenpäin.
Parasta on, jos emme heti onnistu
Taitotalon OKR-tarinoiden ensimmäinen luku päättyi maaliskuussa 2023, kun kaikki ryhmät olivat asettaneet tavoitteensa. Nyt kehitämme tavoitteiden seurannan kulttuuria. Jokaisen ryhmän tulee löytää oma tapansa elää todeksi strategiaa OKR:n avulla ja yhtymäpinta arjen tekoihin.
Tukea mallin mukaiseen työskentelyyn tarvitaan koko vuoden ajan. Osallistava tarinatyöskentely jatkuu Taitotalossa OKR-tarinoiden toisena lukuna vuosikolmanneksen päätteeksi. Toisessa luvussa henkilöstö pääsee pohtimaan tavoitteiden ja avaintulosten onnistumista sekä sitä, miten OKR-malli on toiminut ryhmässä. Lisäksi asetamme seuraavat tavoitteet vielä yhdessä.
Muutos vaatii yleensä aikaa. Koulutusmaailmassa OKR-mallin mukainen ajattelu on uutta. Taitotalon tarinatyöskentelyssä pohdimme esimerkiksi paljon sitä, millaisia tavoitteita voimme laatia. Monet asiat ovat riippuvaisia muiden ryhmien tai tukipalveluiden työstä. Emme kuitenkaan voi asettaa tavoitteita muille, vaikka toivoisimme muiden toimivan eri tavalla. Voimme vain omalta osaltamme avata keskustelua ja parantaa yhteistyötä.
OKR-tarinoissa lähdemme siitä, että epäonnistuminen on sallittua. Jos voimme jakson lopuksi todeta, että tavoitetta ei saavutettu tai se oli heikosti muotoiltu, olemme tyytyväisiä. Epäonnistumisten kautta pääsemme aidompaan dialogiin siitä, millaista muutosta kulttuuri oikeasti tarvitsee, ja olemmeko valmiita sellaiseen muutokseen yhdessä.
Kirjoittaja, Heidi Paal, on suunnitellut ja toteuttanut Taitotalon OKR-tarinat. Hän fasilitoi 16 tarinatyöpajaa OKR-tarinoiden ensimmäisessä luvussa. Heidi uskoo osallisuuden kulttuuriin ja inhoaa hierarkiaa, byrokratiaa sekä kolmikirjaimisia lyhenteitä. OKR:n kohdalla Heidi kuitenkin inspiroituu siitä, että se antaa vallan omaa työtä koskevista päätöksistä tekijöille.
