18.12.2024
Valmennus tuki johtajia, esihenkilöitä ja projektipäällikköitä organisaatiouudistusten läpiviennissä.
Kansallisarkisto on julkisorganisaatio, jonka tehtävänä on varmistaa kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen säilyminen ja saatavuus sekä edistää niiden tutkimuskäyttöä. Kansallisarkisto kuuluu opetus- ja kulttuuriministeriön hallinnonalaan ja sen toimialueena on koko maa.
Opetus- ja kulttuuriministeriössä on meneillään sivistyshallintohanke, jolla edistetään sivistyshallinnon toimintaa yhtenä kokonaisuutena palvelun ja tuottavuuden parantamiseksi. Hankkeessa muun muassa poistetaan päällekkäistä hallintoa, ja yhdestätoista virastosta jäljelle jää viisi. Kansallisarkistoon yhdistyvät Varastokirjasto ja Saavutettavuuskirjasto Celia. Sivistyshallintohanke tuo mukanaan merkittäviä organisaatiomuutoksia, jotka loivat tarpeen muutosjohtamisen valmennukselle.
– Organisaatiomuutoksissa muutosjohtaminen on ratkaisevassa roolissa, sanoo Kansallisarkiston strategian ja osaamisen palveluiden osaamisaluejohtaja Hanna Erkko.
ADKAR-malli ohjaa Kansallisarkiston muutosta
Erkon mukaan muutoksissa tiedottaminen, osallistaminen ja ihmisten ymmärtäminen ovat kriittisiä menestystekijöitä. Koska nykytyöelämä on täynnä muutosta, Kansallisarkistossa haluttiin luoda muutoksen vetäjille yhteinen prosessi ja löytää yhtenäinen tapa toimia. Taitotalo valikoitui muutosjohtamisen valmennuksen toteuttajaksi, koska se osasi huomioida julkisen sektorin erityispiirteet, ja se pystyi räätälöimään valmennuksen Kansallisarkiston toimintaympäristöön sopivaksi.
– Kansallisarkiston muutosjohtaminen pohjautuu ADKAR-malliin, ja Taitotalo muokkasi valmennuksen, jossa sovelletaan ADKAR-mallia, Erkko sanoo.
ADKAR-malli on tavoitteellinen ja ihmislähtöinen muutosjohtamisen malli, joka ohjaa muutosta sekä yksilö- että organisaatiotasolla. ADKAR on lyhenne, joka edustaa viittä elementtiä, jotka yksilön tulee saavuttaa pysyvää muutosta varten: tietoisuus (Awareness), halu (Desire), tieto (Knowledge), taidot (Ability) ja vahvistaminen (Reinforcement). Malli kuvaa onnistuneen muutoksen tavoitteet ja tulokset, joten se on vaikuttava ja tavoitteellinen viitekehys johtajille, muutoksesta vastuullisille ja projektipäälliköille erilaisten muutoshankkeiden johtamiseen.
– ADKAR-malli perustuu siihen, että organisaatiossa muutos tapahtuu ihminen kerrallaan, Erkko sanoo.
Konkreettisia keinoja muutoksen hallintaan työpajoissa
Kansallisarkiston muutosjohtamisen valmennukseen osallistui noin 45 henkilöä, joista suuri osa oli esihenkilöitä, tiiminvetäjiä, projektipäälliköitä ja johtajia. Valmennukseen kuului kolme työpajaa. Työpajoissa keskityttiin konkretiaan, kuten muutossuunnitelmien rakentamiseen, viestintästrategian kehittämiseen ja osallistamisen keinoihin. Ensimmäisessä työpajassa luotiin suunnitelma muutosjohtamisen mallista, ja jälkimmäisissä työpajoissa mallia kommentoitiin, syvennettiin ja jatkojalostettiin.
Erkko kertoo, että Taitotalon kouluttajat osasivat puhua julkisen sektorin kieltä. He ymmärsivät virastojen tarpeet ja loivat valmennuksen, joka puhutteli konkreettisuudellaan osallistujia.
– Keskeistä oli, että ihminen ja inhimilliset tekijät olivat keskiössä koko prosessin ajan.
Erkko korostaa, että muutosjohtamista, -viestintää ja -tiedottamista ei voi ulkoistaa. Erkko kertoo, että Taitotalon valmennuksen myötä hänen mieleensä palautui esimerkiksi se, että muutoksista halutaan kuulla ensin johdolta ja sen jälkeen erityisesti esihenkilöltä. Erkko korostaa, että muutostilanteesta on tiedotettava riittävän usein.
– Hyväkään projektisuunnitelma ei auta, jos ihmiset eivät ole mukana muutoksessa. Osallistuminen ja vuoropuhelu ovat avainasemassa, jotta muutos lähtee elämään organisaation arjessa.
Valmennus vahvisti yhteistyötä ja muutoskyvykkyyttä
Erkko kertoo, että sen lisäksi, että valmennuksessa syntyi konkreettinen muutosjohtamisen malli, valmennus tarjosi myös tilaisuuden jakaa osaamista ja hyviä käytäntöjä Kansallisarkiston sisällä ja siihen yhdistyvien virastojen välillä.
– Perinteisen koulutuksen ohella vertaisoppiminen ja sisäinen sparraus nostettiin keskiöön, Erkko kiittelee.
Kansallisarkistossa, Varastokirjastossa ja Saavutettavuuskirjasto Celiassa työskennellään hyvin erilaisissa rooleissa ja toimintaympäristöissä. Siksi muutoksen tavoitteista ja keinoista on oltava yhteinen ymmärrys. Erkko kertoo, että valmennukseen osallistuneilta saadun palautteen mukaan Taitotalon muutosjohtamisen valmennus auttoi kehittämään valmiuksia kohdata muutoksia ja taitoja hallita niiden vaikutuksia.
Erkon mukaan Taitotalon valmennus tarjosi arvokasta tukea julkisorganisaation muutoksen johtamiseen. Erkko sanoo, että on selvää, että investointi henkilöstön osaamisen, muutoskyvykkyyteen ja yhteisen toimintamallin kehittämiseen maksaa itsensä takaisin.
– Lisäksi valmennus antoi henkilöstölle työkaluja kohdata tulevaisuuden haasteet yhdessä.
Teksti: Johanna Rautio
Kuvat Hanna Erkosta: Minna Moshnikoff
