Toinen askel: Osaamisen johtaminen oleellisena osana organisaation johtamista

10.2. ilmestyneessä blogikirjoituksessani Strategiasta konkreettisiin tulevaisuuden osaamistarpeisiin käsittelin tulevaisuuden osaamisien tunnistamista. Painotin, että keskeistä on tulevaisuuslähtöinen osaamisen johtaminen.

17.2.2022

Nykyisyydestä tietoa keräämällä johdamme maksimissaan tätä päivää.

Jos osaamisen johtamiseen suhtaudutaan kertaluontoisena ponnistuksena, tulos voi olla hetken käyttökelpoinen, mutta vanhenee samaa vauhtia, kun pidemmän aikajänteen tavoitteet kehittyvät edelleen tai muuttuvat muuten. Linkittämällä osaamisen johtaminen strategiatyöhön, jossa pohditaan jatkuvasti päivittyviä tulevaisuuden osaamistarpeita ja tuloksellisen osaamisen kehittämisen keinovalikoiman johtamista, saamme toimivan systeemin. Vakiintuakseen tulevaisuuslähtöinen osaamisen johtaminen vaatii systemaattisia prosesseja ja menettelyjä. Sen pitää olla kiinteä osa organisaation johtamisjärjestelmää samaan tapaan kuin muutkin toiminnalle tärkeät johtamiset ovat.

Oikeat kysymykset

On hyvä idea liitää osaamisen johtaminen johtamisen vuosikelloon. Tällöin arvioimme säännöllisesti seuraavia kysymyksiä:

Koska ja missä yhteydessä arvioimme osaamistarpeita ja niiden muutoksia?
Ketkä osallistuvat tähän? Tehdäänkö se esimerkiksi strategia- ja toiminnansuunnitteluprosessien yhteydessä?
Miten tietoa dokumentoidaan? Missä on päivittyvä tieto ja missä muodossa?
Miten ja kenen toimesta teemme yhteenvetoja tai mahdollisia analyyseja? Ketkä tekevät valintoja ja toimenpiteitä niiden pohjalta ja vastaavat esimerkiksi rekrytoinneista, koulutuksista, valmennuksista?
Miten osaamisen johtaminen liittyy kokonaisuudessaan ennakoivaan henkilöstösuunnitteluun ja viime kädessä päivittäisjohtamiseen?
Mitä kaikkea osaamisen johtamisella viime kädessä tavoittelemme?

Kuka, mitä, milloin, ja mitä tulokseksi?

Prosessien mallintaminen on tapa, jolla määrittelemme toimintamme myös osaamisen johtamisen suhteen. Yksinkertaisesti päätämme, kuka tekee, mitä tekee, milloin tekee ja mitä saadaan tulokseksi osaamisen johtamisen arjessa. Luomme yhteisen näkemyksen eli talon tavat ja pelisäännöt. Koska osaamisen johtaminen on organisaation yhteinen asia ja yksi tuloksellisen toiminnan keskeisistä mahdollistajista, näiden prosessien määrittely ei voi olla yksinomaan HR-funktion tai muun vastaavan tahon tehtävä. Osaamisen johtamisen prosessit linkittyvät organisaation kaikkeen tekemiseen, siksi prosessien kehittämisen ja määrittelyn pitää tapahtua tasapainoisesti eri toimijat huomioiden.

Kehitettäessä osaamisen johtamisen prosesseja johtoryhmä on usein hyvä työrukkanen. Jos haluamme välttää perinteiset matriisiongelmat, prosessien mallintaminen, käyttöönotto ja juurruttaminen ovat ehdottomia vaatimuksia systemaattiselle osaamisen johtamiselle. Ilman konkreettisien toimien suunnittelua osaamisen johtaminen jää vain nykytilan johtamiseksi tai pahimmillaan tulipaloja sammuttavaksi hötkyilyksi.

Ei mielipiteitä, vaan mittareita

Kun prosessit ovat kuvattu toimivaksi osaksi osaamisen johtamista, on määriteltävä jonkinlaisia mittareita. Tavoitteiden mukainen tuloksentekokyky ei ole mielipideasia tai näkemys, vaan sille on määriteltävä tulosmittarit. Mittarit kuvaavat asioita, joita prosesseilla haluamme saada aikaan. On hyvä luoda myös prosessin suorituskykymittareita. Suurta tiedettä ei mittareista tai niiden luomisesta tarvitse tehdä. Riittää, kun voimme olla varmoja, että prosessi pelittää jatkuvasti sillä tavalla kuin olemme sen mallintaneet. On muistettava, että mikään prosessi ei ole ikuisesti hyvä ja tarkoituksenmukainen. Mittareita tulee hyödyntää myös kehityskohteiden tunnistamiseen ja osaamisen johtamisen prosessien jatkuvaan parantamiseen.

Luotuamme osaamisen johtamiseen systematiikan meillä on onnistumisen mahdollisuudet. Tarvitsemme systematiikan lisäksi kuitenkin vielä yhden asian. Se on osaamisen johtamisen prosessien johtaminen ja ohjaus. Käytännössä tämä tarkoittaa määriteltyjä henkilöitä, joiden tehtävänä on varmistaa se, että jokainen organisaatiossa toimii määriteltyjen prosessien mukaisesti hyödyntäen sovittuja menettelyjä, pelisääntöjä ja työkaluja. Osaamisen johtamisen prosessien johtamisesta ja ohjaamisesta huolehtiminen varmistaa sen, että poikkeamiin voidaan puuttua välittömästi ja tilanne on mahdollista korjata heti.

Seuraava blogini ilmestyy 24.2.2022. Sen aiheena on kolmas askel: Nykytilanteesta systemaattiseen osaamisen johtamiseen, strateginen kehitystoimenpide

Kirjoittaja on Taitotalon senior advisor, change management Jouni Simonen. Simonen tukee asiakkaiden muutos-, prosessi- ja osaamisenjohtamista konsultoiden ja valmentaen johtoa sekä esimiehiä. Simosella on kansallistakin tunnustusta saanutta kokemusta erittäin laaja-alaisesta strategiatyöstä muutosten johtamiseen ja muutoksia tukevaan, osallistavaan fasilitointiin yrityksissä ja julkishallinnon organisaatioissa.

Tämä blogikirjoitus on osa sarjaa, joka käsittelee osaamisen johtamista.